E-Mails. Benachrichtigungen. Klicks ohne Ende. Und am Abend das Gefühl: viel gewuselt, wenig geschafft. Kennste?
Es geht auch anders! Hier bekommst du 10 Power-Hacks, wie du Outlook und Teams in den Effizienzmodus schaltest. Mit Mini-Anleitungen, die sofort helfen. Let’s go!
1. E-Mail-Regeln einrichten
Lass Outlook automatisch aufräumen, statt jeden Newsletter von Hand zu verschieben.
So geht’s:
- Unter Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten kannst du neue Regeln erstellen.
- Neue Regeln lassen sich basierend auf Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern bauen.
- Stell ein, dass Mails direkt in Projektordner oder Info-Ordner wandern.
2. Kategorien nutzen
Farben sind nicht nur schön, sondern auch praktisch. Sie helfen dir, Mails sofort einzuordnen.
So geht’s:
- Rechtsklick auf eine Mail > Kategorisieren > Kategorie wählen oder neu benennen.
- Farben nach Projekten, Dringlichkeit oder Themen vergeben.
3. Schnellbausteine anlegen
Warum jeden Tag denselben Text tippen? Lass Outlook für dich schreiben.
So geht’s:
- Neue Mail öffnen > Text schreiben > markieren.
- Unter Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
- Beim nächsten Mal einfach einfügen – fertig!
4. Outlook-Suche meistern
Schluss mit stundenlangem Scrollen durchs Postfach.
So geht’s:
- Gib in die Suchleiste z. B. ein:
from:Name→ Mails von bestimmten Personensubject:ProjektX→ nach Betreff suchenreceived:last week→ nach Zeitraum filtern
5. Teams-Benachrichtigungen anpassen
Teams kann brüllen wie ein Löwe – oder schnurren wie ein Kätzchen. Du entscheidest.
So geht’s:
- Auf dein Profilbild klicken > Einstellungen > Benachrichtigungen.
- Nur wichtige Kanäle aktivieren, alles andere stumm schalten.
6. Besprechungen direkt in Teams starten
Anstatt fünf Mails hin- und herzuschreiben: einfach direkt reden!
So geht’s:
- Im Chat-Fenster auf das Kamera- oder Telefon-Symbol klicken.
- Sofort Anruf oder Video-Meeting starten.
7. Outlook-QuickSteps verwenden
Routine-Klicks? Mach sie zum Ein-Klick-Wunder.
So geht’s:
- Unter dem Reiter Start > QuickSteps auf Neu klicken.
- Aktionen wie Verschieben, Weiterleiten oder Kategorisieren definieren.
- Speichern und mit einem Klick ausführen.
8. Fokuszeiten blocken
Keine Chance für ständige Unterbrechungen.
So geht’s:
- Im Outlook-Kalender feste Zeitblöcke eintragen (z. B. „Fokuszeit“).
- In Teams auf „Nicht stören“ stellen, damit dich keiner anpingt.
9. „Auf später verschieben“ clever nutzen
Nicht jede Mail muss sofort erledigt werden. Plan sie ein!
So geht’s:
- Rechtsklick auf eine Mail > Zur Nachverfolgung > Zeitpunkt wählen.
- Oder Mail einfach per Drag & Drop in den Kalender ziehen.
10. OneNote als Ablage nutzen
Wichtige Infos aus Mails landen oft im Nirwana. Nicht mit OneNote!
So geht’s:
- Mail öffnen > In OneNote speichern wählen.
- Passendes Notizbuch oder Abschnitt auswählen.
- Inhalte später easy wiederfinden.
Fazit:
Du hast die Wahl: ein Postfach, das dich fertig macht. Oder eines, das dir hilft, richtig was zu schaffen. Mit diesen Tricks bringst du Outlook & Teams in deinen Effizienzmodus – und hast endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge!
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